到货前，先准备清单与暂放位置
准备本次已确认的批次、逐类数量、规格范围、抽样方式、装车前记录和联系方式。卸货人员需要知道哪些品类放在哪里，如何区分不同批次，以及出现问题时联系谁。到货记录表不能替代采购前应确认的验收方法和反馈时限。
暂放环境与使用计划应在发车前沟通。是否需要遮阴、通风或缓苗，要结合当时天气、盆土状态和实际使用环境，不照搬固定天数。
按顺序核对，避免照片与货物对不上
- 卸货前记录到货时间、车辆整体和可见货物状态。
- 按照清单逐类清点，不把多品类总数代替各类数量。
- 按约定抽样核对盆径、冠幅、高度起点、株型与花苞状态。
- 异常分别拍全景、近景及所在位置，记录数量和当时观察，不先写原因结论。
- 将记录与装车前资料对应，联系基地沟通后记录双方确认的处理安排。
怎样描述异常更方便核对
比起“这一车状态不好”，更有用的记录是“哪一类、多少盆、哪一处位置、看到什么现象、何时发现”。枝条、叶片、花苞和盆土问题分开记录，避免把不同现象合成一个模糊比例。若还没有完成清点，就明确写已检查范围。
把“状态不好”改成可以追溯的记录
可按这个顺序填写：〔到货与发现时间〕，〔清单品类和批次〕，〔已检查数量〕，其中〔异常数量〕观察到〔具体部位和现象〕；对应〔全景、近景和位置编号〕，已采取〔暂放或保护安排〕，还有〔未完成检查范围〕。
例如只检查了车尾一部分，就写明该范围，不把局部异常比例外推成整车损耗率。照片编号可以直接写在表格备注中。清点有出入时，先核对不同规格是否混记、不同批次是否重复计数，再联系双方复核。
对照装车前资料时，应确认是同一批、同一规格与同一数量口径。责任与处理办法需要双方结合运输、卸货和后续环境判断，本文不预设退换、补发或赔付承诺。
交接后继续记录状态变化
记录暂放位置、环境与已经采取的处理，便于后续沟通。需要了解一般缓苗注意事项，可看到货养护指南。未经判断不要把所有变化归于单一原因，也不要用某一盆的情况代表全部货物。
下载装车与到货记录表（CSV），可同时保留装车前与到货时的核对项目。
相关采购问题
是不是卸完货再拍几张照片就够了？
不够完整。建议保留卸货前整体、逐类数量、规格抽样和异常近景，并记录时间和对应位置，方便区分不同环节的信息。
发现黄叶就能确定是运输问题吗？
不能仅凭黄叶判断。需结合装车前状态、运输条件、卸货与暂放环境、盆土和后续变化沟通核对，不应直接归因或推算整批损失。
把本次条件带到咨询中
品类、数量、规格、到货城市与使用日期先说清，现货、费用和交付安排再逐项确认。